Консультационный семинар для секретарей предприятий (организаций)
Программа:
1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
1. Роль секретаря в современном офисе. Должностные инструкции секретарей различных категорий.
2. Законодательная и нормативно-методическая база регулирования документационного обеспечения управления (ДОУ).
Современное государственное регулирование ДОУ. Ответственность за несоблюдение действующего законодательства по архивному делу. Нормативная регламентация делопроизводства в организации.
3. Организационно-распорядительные документы в системе управленческой документации.
Документ и его функции. Унификация и стандартизация документов. Табель и альбом применяемых в организации унифицированных форм документов.
4. Требования стандартов к составлению и оформлению организационно-распорядительной документации (ГОСТ Р6.30-2003, ГОСТ Р1.5-2002).
Юридическая сила документов. Состав и расположение реквизитов документов. Бланки документов. Адресование документа. Текст документа, заголовок и приложение к нему. Датирование и регистрация документов. Отметки на документе. Заверение документов печатью. Рассмотрение документов руководителем.
5. Особенности составления и оформления отдельных видов документов.
Организационные документы (регламент, положение, инструкция, правила). Распорядительные документы (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание). Информационно-справочные документы (справка, акт, докладная и объяснительная записка, заявление, письмо). Протоколы.
6. Организация документооборота и исполнения документов.
Документооборот и его основные задачи. Централизованная и децентрализованная организация документооборота. Организация приема, первичной обработки, доставки и отправки документов. Правила и формы регистрации документов. Порядок движения документов в организации. Учет объема документооборота. Работа исполнителей с документами.
7. Контроль за исполнением документов.
Значение и виды контроля. Формы контроля. Резолюции, их качество и роль в управленческой деятельности.
8. Информационно-справочная работа по документам.
Банк данных о документах организации. Информационно-поисковая система по документам.
9. Систематизация и обеспечение сохранности документов.
Номенклатура дел. Правила формирования и ведения дел. Экспертиза ценности документов. Особенности оформления дел постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу. Хранение документов до передачи в архив. Подготовка дел к передаче на архивное хранение. Порядок передачи дел в архив.
10. Архив организации.
Правовая основа деятельности архива. Разъяснения основных положений Федерального закона от 22 октября 2004 г. №125 «Об архивном деле в Российской Федерации». Положение об архивной службе. Состав документов архива. Учет документов. Обеспечение сохранности документов, переданных в архив. Организация работы архива. Требования к помещению и оборудованию архива. Режим хранения документов. Порядок доступа в архивохранилище и использования документов архива.
II. ФОРМИРОВАНИЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ И ЛИЧНЫХ КАЧЕСТВ
1. Имидж и этикет секретаря, способствующие успеху организации
Профессиональные и личные качества. Как формировать имидж и использовать его для обеспечения успеха организации. Правила бизнес-этикета. Приветствие, знакомство, представление. Протокольные правила приема делегации. Правила угощения чаем и кофе во время переговоров. Этикет на корпоративных мероприятиях.
2. Взаимодействие секретаря с руководителем.
Субординация и лояльность. Планирование времени секретаря и руководителя. Руководитель и стресс. Помощь секретаря. Как выстроить секретарский заслон. Работа с информацией (поиск, источники, переработка, структурирование, подготовка для руководителя).
3. Взаимодействие секретаря с коллегами.
Навыки общения с коллегами, в том числе с «настойчивыми». Ассертивность. Умение вежливо сказать «нет» и отказать. Соблюдение коммерческой тайны. Прием посетителей. Подготовка и проведение совещаний.
4. Формирование эффективного делового общения секретаря (персонального и телефонного).
Речевой этикет. Темп речи, интонация, артикуляция. Считывание информации с партнера. Анализ вербальных и невербальных сигналов. Комплименты. Умение слушать и задавать вопросы. Восприятие и передача информации. Учет типа собеседников. Входящий и выходящий звонки. Речевые клише в телефонном общении. Начало и завершение телефонной беседы (в том числе нежелательной). Приемы вызывания симпатий, доверия и интереса.
5. Роль и место секретаря в формировании корпоративной культуры организации и лояльности персонала.
Понятие корпоративной культуры организации и лояльности персонала. Участие секретаря в формировании корпоративной культуры организации и лояльности персонала.
6. Конфликтные ситуации при работе секретаря и пути их разрешения.
Бесконфликтное общение. Эффективное поведение в конфликте. Приемы психологической защиты (психологическое айкидо и др). Стресс и методы защиты от стресса.
Стоимость обучения (с учетом раздаточных материалов) 6590 рублей, включая НДС
Для участия необходимо:
1. Перечислить до 20 ноября указанную сумму на получателя: ИНН 5902401070 / 590201001 УФК по Пермской области (ОФК 04, ФГУ «Пермский ЦНТИ» л. с. 06021320510) р / с 40503810600001000040 в ГРКЦ ГУ Банка России по Пермскому краю, г. Пермь, БИК 045773001. Назначение платежа: код 02130201010010000130, п.6.
Копию платежного документа необходимо иметь при себе.
При регистрации возможна оплата за наличный расчет.
2. Сообщить об участии до 13 ноября в ЦНТИ :
по телефонам: (342) 237-32-84 Рогожниковой Валентине Георгиевне, 210-56-33 Лапину Валентину Логиновичу, по факсу: 237-31-55 (для Рогожниковой) или E-mail: lap@permcnti.ru.
Регистрация участников 20 ноября с 9.30 до 10.00 в здании ЦНТИ – ул. Попова, 9, 3-й этаж, ауд. 303